KI Agentur und Automatisierung: KI, die nicht nur redet. Sondern arbeitet.

Ein AI Agent ist mehr als ein Textgenerator. Er bekommt eine klar beschriebene Aufgabe, Zugriff auf die nötigen Informationen und definierte Werkzeuge, etwa Ihr CRM, Ihren Kalender oder Ihr E-Mail-Postfach. Innerhalb dieser Grenzen arbeitet er Fälle ab und übergibt an Menschen, sobald eine Entscheidung ansteht, die er nicht treffen soll.

Im Vertrieb kann ein Agent eingehende Anfragen lesen, die wichtigsten Angaben erfassen, Rückfragen stellen, den Fall im CRM anlegen und einen Terminvorschlag senden. Ihr Team übernimmt dann vorbereitete Gespräche statt leerer Formulare. Im Service beantwortet ein Agent wiederkehrende Fragen aus Ihrer Wissensbasis, erstellt Tickets, ordnet sie nach Dringlichkeit und formuliert Antwortentwürfe, die ein Mitarbeiter nur noch prüft.

Wichtig ist, dass jeder Agent nachvollziehbar bleibt. Wir legen fest, was er darf, was nicht, wann er eskaliert und wie seine Arbeit protokolliert wird. So behalten Sie die Kontrolle, und Ihre Kunden merken den Unterschied nur daran, dass Antworten schneller kommen. Die technische Umsetzung erfolgt mit unserem Netzwerkpartner Nano Concepts, der auf Software- und KI-Entwicklung spezialisiert ist.

• Klar abgegrenzte Aufgaben statt Alleskönner
• Zugriff nur auf die Daten und Werkzeuge, die der Fall braucht
• Eskalation an Menschen nach festen Regeln
• Protokollierung jeder Aktion für Nachvollziehbarkeit

Der häufigste Fehler bei Website-Chatbots ist ein Bot, der frei antwortet. Er klingt freundlich, erfindet aber Preise, Lieferzeiten oder Leistungen. Wir bauen Chatbots mit einer Wissensbasis: Ihre Leistungsbeschreibungen, FAQ, Preislogik, Öffnungszeiten und Prozesse werden strukturiert hinterlegt, und der Bot antwortet nur auf dieser Grundlage. Kennt er eine Antwort nicht, sagt er das und bietet den Kontakt zu einem Menschen an.

Ein guter Chatbot ist zugleich ein Vertriebsinstrument. Er stellt die richtigen Rückfragen, erkennt, ob eine Anfrage zu Ihnen passt, nimmt Kontaktdaten auf und übergibt den Fall an Ihr Team oder bucht direkt einen Termin. Gestaltung und Tonalität passen wir an Ihre Marke an, damit der Chat als Teil Ihrer Website wirkt und nicht als Fremdkörper.

Technisch achten wir auf eine serverseitige Anbindung an das KI-Modell, damit keine Zugangsdaten im Browser liegen, auf Schutz vor Manipulationsversuchen durch Nutzer und auf eine Datenverarbeitung, die zu Ihrer Datenschutzerklärung passt. Nach dem Start werten wir die Gespräche aus und erweitern die Wissensbasis dort, wo Fragen offen bleiben.

Marketing-Automation reagiert auf das Verhalten Ihrer Kontakte. Wer einen Leitfaden herunterlädt, erhält eine passende Mailstrecke. Wer ein Angebot angesehen, aber nicht angefragt hat, bekommt eine Erinnerung. Wer Kunde geworden ist, wird nach dem Kauf begleitet. Wir planen diese Strecken, setzen sie in Ihrem E-Mail- oder CRM-System um und verbinden sie mit Ihrem E-Mail-Marketing.

Prozessautomatisierung verbindet Tools, die bisher nebeneinander laufen. Mit Workflow-Plattformen, wie sie unter anderem n8n oder Make bieten, oder mit individuell entwickelten Schnittstellen sorgen wir dafür, dass ein Formular automatisch einen CRM-Eintrag erzeugt, eine Bestellung die Buchhaltung erreicht oder ein Bericht jeden Montag fertig im Postfach liegt. Wo sinnvoll, ergänzt ein KI-Schritt den Workflow, etwa um eine Anfrage zu kategorisieren oder eine Zusammenfassung zu schreiben. Unsere eigenen FAIMA Marketing-Tools decken typische Reporting- und Workflow-Fälle bereits ab.

Beim Datenschutz gilt: KI ist kein rechtsfreier Raum. Wir klären, welche Daten ein System sieht, wo sie verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter nötig ist. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn es eine Grundlage dafür gibt, und möglichst sparsam. Wir geben eine fachliche Einordnung und arbeiten auf Wunsch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen, ersetzen aber keine Rechtsberatung.

Am Anfang steht immer die Potenzialanalyse. Nicht jede Aufgabe lohnt sich zu automatisieren, und nicht jede braucht KI. Wir zeigen Ihnen ehrlich, wo der Hebel groß ist und wo ein einfacher Prozesswechsel mehr bringt als ein Modell.